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System E-Mails

kutego® bietet dir eine zentrale Übersicht und umfangreiche Funktionen zur Verwaltung aller System-E-Mails. Hier kannst du versendete Nachrichten einsehen, fehlerhafte Zustellungen identifizieren, Nachrichten erneut senden und System-E-Mail-Vorlagen individuell anpassen.

1. Reiter: Versendete E-Mails​

Überblick über versendete Nachrichten​

Im Reiter “Versendete E-Mails” findest du eine Liste aller automatisch versendeten System-E-Mails.
Diese Liste hilft dir, den Status deiner E-Mails im Blick zu behalten und gegebenenfalls auf Fehler zu reagieren.
Den System-E-Mails-Verlauf von einzelnen Kunden findest du zusätzlich im Kundenkonto > Kommunikation.

Funktionen:​

  • Filteroptionen: Du kannst die E-Mails nach verschiedenen Parametern (z. B. Datum, Empfänger, Betreff) filtern, um gezielt nach bestimmten Nachrichten zu suchen.
  • Fehlercodes: Falls eine Nachricht nicht versendet werden konnte, wird ein Fehlercode in roter Schrift angezeigt.
    Häufige Ursache: Falsche SMTP-Parameter, wie z. B. ein falsches E-Mail-Passwort._
    Lösung: Korrigiere die SMTP-Daten in den Einstellungen. Versende die fehlerhaften Nachrichten erneut._
  • Erneutes Versenden: Klicke auf den grünen Button am Ende der Nachrichtenzeile, um eine einzelne Nachricht erneut zu senden. Alternativ kannst du mehrere Nachrichten markieren und über Tools als Massenaktion erneut versenden.

Archivierte Nachrichten​

*Ältere Nachrichte*n werden automatisch archiviert.
Über den orangenen “Archiv”-Button rechts oben kannst du auf archivierte Nachrichten zugreifen.
Im Kundenkonto unter dem Reiter “Kommunikation” findest du ebenfalls einen Hinweis, wenn archivierte Nachrichten bei diesem Kunden vorhanden sind. Mit einem Klick auf den Link kannst du die archivierten Nachrichten eines spezifischen Kunden einsehen.

Vorschau von Nachrichten​

Klicke auf die orangene Lupe am Ende der Nachrichtenzeile, um eine Vorschau der versendeten E-Mail zu öffnen.
Überprüfe den Inhalt und den Text der Nachricht, um sicherzustellen, dass alles korrekt formuliert ist.

2. Reiter: System-E-Mail-Vorlagen​

Im Reiter E-Mail-Vorlagen erhältst du eine Listenansicht aller System-E-Mails, die zu verschiedenen Zeitpunkten automatisch an deine Kunden versendet werden. Beispiele für solche E-Mails sind:

  • Buchungs-Bestellbestätigung
  • Stornierungsbenachrichtigungen
  • Mindestteilnehmerprüfung nicht erfolgreich
  • …

Funktionen:​

  • Suche und Filterung: Nutze das Suchfeld oben rechts, um nach dem Betreff der gewünschten E-Mail-Vorlage zu suchen.
  • Vorlage bearbeiten: Klicke auf den orangenen Bearbeiten-Button, um eine Vorlage zu bearbeiten. Du kannst den Inhalt individuell anpassen, um die Nachricht auf dein Business abzustimmen. Die Originalvorlage bleibt erhalten, während deine angepasste Vorlage Priorität im Versand hat.

Verhalten der Vorlagen:​

Deine eigene Vorlage wird so lange verwendet, bis du sie löschst. Wenn keine individuelle Vorlage vorhanden ist, greift automatisch die Standard-System-Mail-Vorlage.
Dadurch ist sichergestellt, dass immer eine funktionierende Vorlage für den Versand bereitsteht.

tipp

Passe die Texte an, um deine Marke und deine Kommunikationsweise zu repräsentieren.

Signatur für System-E-Mails hinterlegen​

Neben der Anpassung der System-E-Mail-Vorlagen kannst du in den Kommunikationseinstellungen eine eigene Signatur hinterlegen. Diese Signatur wird automatisch an jede versendete System-E-Mail angehängt und ermöglicht es dir, deine Nachrichten noch weiter zu individualisieren.

1. Signatur hinterlegen​

1. Gehe zu Kommunikation > Einstellungen.
2. Trage die gewünschte Signatur ein. Beispiele für den Inhalt:

  • Dein Name oder Unternehmensname.
  • Kontaktinformationen (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse).
  • Ein freundlicher Abschiedsgruß (z. B. „Mit freundlichen Grüßen, [Dein Team]“).
  • Optional: Links zu deinen sozialen Netzwerken oder rechtliche Hinweise.

3. Speichere die Änderungen.

2. Funktion der Signatur​

Die hinterlegte Signatur wird automatisch an jede System-E-Mail-Vorlage angehängt.
Dies sorgt für ein einheitliches und professionelles Erscheinungsbild deiner E-Mails.

Vorteile einer individuellen Signatur

  • Wiedererkennung: Kunden erkennen sofort, von wem die Nachricht stammt.
  • Professionalität: Eine konsistente Signatur vermittelt Seriosität und stärkt dein Markenimage.
  • Effizienz: Alle Nachrichten erhalten automatisch die gleiche Signatur, ohne dass du sie manuell einfügen musst.

Mit der Signaturfunktion kannst du die Kommunikation mit deinen Kunden weiter personalisieren und sicherstellen, dass deine E-Mails einen professionellen Eindruck hinterlassen. Stelle sicher, dass die Signatur stets aktuell ist und zu deinem Unternehmensauftritt passt.